Beheertool

DoToo is de krachtige totaaloplossing voor deelnamebeheer, communicatie en groei binnen uw bedrijf of vereniging. Met DoToo bespaart u veel tijd in het aanmaken, beheren en delen van uw activiteiten, trainingen of workshops.

Binnen DoToo zijn er dotoos en groepen. Een dotoo is een activiteit, ofwel iets dat gaat plaatsvinden. Bent u tennisleraar, dan zijn al uw lessen dus individuele dotoos. Groepen zijn – zoals de naam doet vermoeden – groepen met personen. Een tennisleraar maakt dus voor elk groepje dat hij tennisles geeft een groep aan binnen DoToo. Elke dotoo en groep heeft een eigen prikbord waarop gecommuniceerd kan worden. Communicatie kan dus gericht plaatsvinden: naar de hele groep of alleen naar de gebruikers die deelnemen aan een bepaalde dotoo. Op het prikbord is meer mogelijk dan alleen maar chatten met elkaar, lees meer onder het kopje communicatie.

Het uitnodigen van individuele personen voor uw dotoo is super simpel. Ook kunnen dotoos toegevoegd worden aan uw groep, zo kunt u binnen een groep een eigen planning opbouwen en is iedereen uit de groep op de hoogte van de nieuwe dotoos van de komende weken. Een tennisleraar kan bijvoorbeeld in één keer al zijn lessen aanmaken en deze toevoegen aan de maandagavond tennis groep. Lees meer hierover bij deelnamebeheer.

U kunt ervoor kiezen om uw dotoos en groepen openbaar te maken waardoor deze ook voor de buitenwereld te zien zijn i.p.v. alleen de mensen die u uitnodigt. Dit is voor u een kans om aan nieuwe klanten te komen en te groeien.

In de nabije toekomst is het de bedoeling dat u met DoToo ook uw betalingen en abonnementen kunt regelen. Facturatie en controle van betaling verloopt dan direct via DoToo, dit scheelt u weer tijd!

In een vrijblijvend gesprek komt DoToo graag langs om te laten zien waarom DoToo voor uw vereniging of bedrijf de beste keuze is.


Deelnamebeheer

Wanneer u een dotoo (dit is een activiteit, les of workshop) aangemaakt heeft is het tijd om personen uit te nodigen. Dit kan door individuele gebruikers uit te nodigen of in één keer een hele groep uit te nodigen. Individuele gebruikers krijgen een push notificatie wanneer ze de app al hebben en anders een mailtje of sms met een link waarmee ze hun beschikbaarheid op kunnen geven. Groepen die uitgenodigd zijn krijgen ook een bericht, zo weet de hele groep dat er nieuwe dotoos beschikbaar zijn en kan iedereen zijn of haar beschikbaarheid opgeven. Groepen zijn erg handig voor terugkerende dotoos zoals trainingen of workshops, maar ook om bijvoorbeeld een keer wat anders te gaan doen met elkaar. U kunt bijvoorbeeld een uiteten of een verjaardag dotoo aanmaken, zo nodigt u in één keer de hele groep uit voor andere leuke activiteiten.

Uw bestaande en nieuwe klanten kunnen dus zelf hun beschikbaarheid opgeven voor de dotoos die u beschikbaar stelt. U heeft dan direct inzicht in wie er wel en niet aanwezig zijn de komende weken en wie er betaald heeft. Het is voor gebruikers zelfs mogelijk op te geven waarom ze niet kunnen, allemaal om het voor u zo gemakkelijk en inzichtelijk mogelijk te maken.


Communicatie

Elke dotoo (dit is een activiteit, les of workshop) en groep heeft een eigen prikbord. Het prikbord is het communicatiemiddel binnen DoToo, hier kunnen deelnemers/leden chatten, foto’s en documenten uploaden en tekst-, locatie- en datum polls aanmaken. Dat elke dotoo en groep een eigen prikbord heeft betekent dat er dus geen externe/extra apps nodig zijn om te communiceren. Een ander voordeel is privacy, er hoeven geen telefoonnummers of e-mailadressen gedeeld te worden met andere gebruikers om te kunnen communiceren. Tevens is het erg handig dat de communicatie plaats kan vinden waar het hoort: bij de dotoo of de groep zelf en niet in een externe chat app waar ook gebruikers in zitten die niet aan de activiteit meedoen en daardoor onnodig berichten ontvangen.

Op het prikbord kunnen gebruikers uiteraard chatten en berichten liken van anderen. Ook is het mogelijk foto’s te uploaden, fotoalbums aan te maken en documenten te uploaden. Wanneer iets belangrijk wordt geacht door de beheerder kan hij/zij berichten vastzetten zodat ze altijd duidelijk zichtbaar zijn voor anderen, zo verdwijnen belangrijke berichten nooit tussen de andere berichten.

Om zeer gemakkelijk met een groep tot een besluit te komen kunt u op het prikbord ook tekst-, locatie- en datum polls aanmaken. Een poll is een tool om een opiniepeiling te houden met meerdere opties, zo kan er door iedereen gestemd worden op meerdere opties. De telling van de stemmen wordt automatisch bijgehouden, zo weet u precies wat de gebruikers willen. De opties van de poll kunnen tekstueel zijn zoals:

Willen jullie een extra tennisles in de week?

  • Ja
  • Nee

De opties van de poll kunnen ook datums zijn zoals:

“Wanneer gaan we een keer uit eten met de groep?”

  • 1 augustus
  • 4 augustus
  • 8 augustus

De opties van de poll kunnen ook locaties zijn zoals:

“Waar gaan we heen op wintersport?”

  • Ischgl
  • Flachau
  • Sankt Anton

De opties zijn onbeperkt en gaan ervoor zorgen dat u heel gemakkelijk met een groep tot een besluit kan komen!

De beheerder kan bepalen of iedereen of alleen de beheerders berichten kunnen versturen, berichten kunnen vastzetten, foto’s en documenten kunnen uploaden en polls aan kunnen maken.


Openbaar of privé

Het is aan u de keuze of uw dotoos en groepen openbaar of privé zijn. Openbare dotoos en groepen zijn door iedereen te ontdekken en aan deel te nemen mits er nog plek beschikbaar is. Privé dotoos en groepen zijn alleen op uitnodiging en kunnen dus niet ontdekt worden door andere gebruikers. De beheerder kan altijd de privacy van een groep of dotoo wijzigen.

Stel uw les (dotoo) is privé en 48 uur voor aanvang zijn er nog plekken beschikbaar, u kunt er dan voor kiezen deze dotoo openbaar te maken en te delen via social media of een overkoepelende groep. Dit kan resulteren in gebruikers van buitenaf die zich aanmelden waardoor u een hogere bezetting van uw dotoos krijgt. Bijkomend voordeel is dat u te maken krijgt met nieuwe klanten en u uw vereniging of bedrijf kunt laten groeien. Met dit principe kunt u ook bestaande klanten voorrang gegeven op dotoos t.o.v. het grote publiek.

Hetzelfde geldt voor groepen, deze kunnen altijd van privé naar openbaar gezet worden en andersom. Het leuke hiervan is dat groepen dan te zien zijn door mensen van buitenaf en u uw groep kunt laten groeien. Met een grote groep is het vervolgens gemakkelijker om al uw dotoos vol te krijgen, of dat nou lessen, evenementen of toernooien zijn, iedereen wordt met één druk op de knop attent gemaakt van jouw dotoo.


Betalen

Aan uw dotoos kunnen ook inschrijvingskosten of abonnementseisen gehangen worden. Zo kunt u bijvoorbeeld opgeven dat een les €10 kost of dat gebruikers alleen deel kunnen nemen als ze een abonnement afgenomen hebben. De gebruikers kunnen dan pas deelnemen wanneer er betaald is of ze een geldig abonnement hebben. DoToo zorgt dat de deelnemer direct aan u betaalt in een vertrouwde en naar huisstijl opgemaakte betaalpagina. Deze manier van aanpak neemt veel tijd en zorgen bij u weg omdat het complete betaalverkeer direct gecontroleerd is en overzichtelijk blijft.

U als zakelijke gebruiker hoeft dus zelf niet meer bij te houden of uw geld al binnen is en wie er nog niet betaald heeft. Er is dus geen herhalend contact meer nodig met de klant betreft betalingen, hierdoor worden misverstanden voorkomen wat resulteert in tijdsbesparing en minder ergernis.

U kunt ook abonnementen opstellen, denk aan een jaarabonnement of een 10 rittenkaart. De gebruiker kan deze vervolgens aanschaffen en zo deelnemen aan uw dotoos. U kunt per dotoo opgeven of een abonnement een vereiste is of dat er ook los per dotoo betaalt kan worden. Zo kunt u de klant de keuze geven en het voor iedereen toegankelijk maken!

Er zijn nog veel andere voordelen, denk aan het automatisch versturen van de betreffende factuur wanneer nodig, koppelingen met boekhoudsystemen en financiële statistieken over uw vereniging of bedrijf.


Agenda

Een goede planning binnen uw bedrijf of vereniging heeft voor velen een sterke samenhang met de agenda die gebruikt wordt. Dit is ook de reden dat DoToo veel tijd heeft besteed aan de agenda integratie van de gebruiker. Zo hebben gebruikers bij een dotoo gelijk inzicht in hun beschikbaarheid op die dag. Dit kan weergeven worden door de agenda integratie, DoToo zal de gebruiker zijn agenda voor die dag dan weergeven bij de betreffende dotoo wanneer hier toestemming voor gegeven is. Een gebruiker hoeft dus niet meer apart in zijn/haar agenda (app) te kijken of hij/zij deel kan nemen, dit scheelt weer een stap.

Uiteraard kan DoToo ook gelijk de dotoos waar de gebruiker aan deelneemt in de agenda zetten en deze agenda items linken met de app. Zo kan de gebruiker in zijn/haar agenda altijd zien welke dotoos er aankomen en deze gelijk bekijken d.m.v. de link in je agenda item.

De agenda integratie zorgt ervoor dat DoToo nog completer en makkelijker te gebruiken is!


Feedback en Statistieken

Feedback van klanten is belangrijk om uw vereniging of bedrijf te laten groeien en te verbeteren. Binnen DoToo is het verkrijgen van klant feedback makkelijk. Elke gebruiker kan een score en een tekstuele beoordeling achterlaten. Doordat gebruikers elkaar en zakelijke gebruikers kunnen beoordelen, is het voor iedereen mogelijk een positieve reputatie op te bouwen. Uw zakelijk profiel met positieve beoordelingen zal sneller vertrouwd worden en hierdoor sneller nieuwe klanten aantrekken.

Ook kunnen gebruikers elkaar onderling beoordelen, dit zorgt voor sociale controle en vertrouwde profielen. Als een gebruiker bijvoorbeeld niet op komt dagen terwijl deze aangemeld is bij uw dotoo kunt u dit aangeven. Wanneer dit vaker gebeurt kunnen gebruikers die vaak valse aanmeldingen doen eruit gepikt worden. Door actieve deelnames, positieve beoordelingen en andere activiteit op DoToo kan er een positieve score opgebouwd worden.

Het waarderingssysteem binnen DoToo is een toekomstplan dat in de loop van 2019 uitgerold zal worden.
Zakelijke gebruikers kunnen meer grip en inzicht krijgen in hun bedrijf of vereniging door middel van de statistieken die DoToo kan bieden. Denk hierbij aan financiële statistieken, klantenstatistieken en inzicht in bezetting en trends. Ook zijn alle dotoos uit het verleden gewoon in te zien en gaat er dus nooit data verloren.

Statistieken worden in de loop van 2019 inzichtelijk voor onze zakelijke gebruikers.